Von abgeschlossenen Angeboten zu Rechnungen – so funktioniert die Abrechnung bei ExusTrans

Überblick über den Abrechnungsworkflow von ExusTrans

Jede Rechnung auf ExusTrans wird auf Basis verifizierter Plattformdaten erstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur abgeschlossene und bestätigte Transportaufträge in die Abrechnung einfließen.

1. 🚛 Transportauftrag wird abgeschlossen
2. 💬 Angebot wird im Chat bestätigt
3. 📁 Angebot wird als Done Offer gespeichert
4. 🧑‍💼 Admin prüft den Abrechnungszeitraum
5. 🧾 Rechnung wird erstellt
6. 📄 PDF wird ausgestellt und gespeichert

Schritt 1: Transportangebote werden im Chat abgeschlossen

Nach Abschluss einer Lieferung bestätigen beide Parteien die Fertigstellung im ExusTrans-Chat-System. Diese Bestätigung gilt als offizielles Ende der Transportleistung.

• 📱 Bestätigung erfolgt im Chat
• 📦 Lieferstatus wird verifiziert
• 💬 Endpreis und Kosten werden bestätigt
• 🔒 Datensatz wird für die Abrechnung gesperrt

Nur Angebote, die von beiden Seiten vollständig bestätigt wurden, können in die Rechnungsstellung übergehen.

Schritt 2: Abgeschlossene Angebote werden als Done Offers gespeichert

Nach der Bestätigung wird jeder abgeschlossene Transport im System als Done Offer gespeichert. Dieser Datensatz wird zur offiziellen finanziellen Referenz für die Rechnungsstellung.

• 📌 Ort: Mein Profil → Done Offers
• 🧾 Final vereinbarter Preis
• 🛣️ Genehmigte Maut und Extras
• 📍 Route und Lieferdetails
• 🕒 Zeitstempel des Abschlusses

Done Offers können nach der Bestätigung nicht mehr bearbeitet werden. Das gewährleistet die Integrität der Abrechnung und verhindert nachträgliche Änderungen.

Schritt 3: Validierung und Vorbereitung der Abrechnung

Vor der Rechnungserstellung validiert das System automatisch alle Done Offers, um die Datenkonsistenz sicherzustellen.

• 🔍 Prüfung des Abschlussstatus
• 📄 Validierung von Preisen und Kosten
• 🏢 Prüfung der Unternehmensdaten
• 💶 USt.- und Länderprüfung
• ⚠️ Erkennung fehlender Informationen

Angebote, die die Validierung nicht bestehen, werden vorübergehend ausgeschlossen, bis sie korrigiert sind.

Schritt 4: Admin erstellt Rechnungen zweimal pro Monat

Rechnungen auf ExusTrans werden von Administratoren gemäß festen Abrechnungszyklen erstellt. Das sorgt für planbare Abrechnungsperioden.

• 📅 Periode 1: 1. – 14. des Monats
• 📅 Periode 2: 15. – Monatsende
• 📊 Es werden nur validierte Done Offers berücksichtigt
• 🧠 Automatische Gruppierung je Kunde und Frachtführer

Dieser zentralisierte Erstellungsprozess stellt Konsistenz und regulatorische Konformität sicher.

Schritt 5: Automatische Provisionsberechnung

ExusTrans erhebt eine standardisierte Plattformprovision auf die Leistungen von Frachtführern. Diese Provision wird automatisch und transparent berechnet.

• 🧮 Standardsatz: 20%
• 📌 Angewendet auf den Netto-Transportpreis
• ✅ In der Kundenrechnung enthalten
• 📄 In Abrechnungsdokumenten ersichtlich

Dieses System verhindert fehlerhafte Preisansätze und stellt sicher, dass Frachtführer Angebote stets korrekt kalkulieren.

Schritt 6: USt.- und Steuerregeln werden automatisch angewendet

Bei der Rechnungserstellung ermittelt das System anhand des Unternehmensstandorts und der Registrierungsdaten die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung.

• 🇧🇪 Belgische USt. (21%) sofern anwendbar
• 🇪🇺 EU-Umkehrung der Steuerschuld (Reverse Charge)
• 🌍 Nicht-EU außerhalb des Anwendungsbereichs
• 📑 Rechtliche Verweise werden ergänzt

Dieser Prozess stellt sicher, dass Rechnungen den belgischen und europäischen Vorschriften entsprechen.

Schritt 7: PDF-Rechnungen werden erstellt

Nach Berechnung und Validierung erstellt ExusTrans automatisch rechtssichere PDF-Rechnungen.

• 🧾 Eindeutige Rechnungsnummer
• 🏢 Unternehmensidentifikation
• 💶 Preisaufschlüsselung
• 📑 USt.-Hinweise
• 📆 Ausstellungsdatum und Zeitraum

Diese PDF-Dokumente sind für Buchhaltung, Audits und Finanzberichterstattung geeignet.

Schritt 8: Zugriff und Download von Rechnungen

Alle erstellten Rechnungen werden sicher in den Benutzerkonten gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

• 👤 Ort: Mein Profil → Rechnungen
• ⬇️ PDF-Download mit einem Klick
• 📊 Statusverfolgung der Rechnung
• 📁 Historisches Archiv

Nutzer sollten Rechnungen für die eigene Buchhaltung herunterladen und archivieren.

Vorteile des Abrechnungssystems von ExusTrans

Der automatisierte Abrechnungsworkflow bietet erhebliche Vorteile für Kunden und Frachtführer.

• ✅ Reduzierter administrativer Aufwand
• ✅ Transparente Preisgestaltung
• ✅ Geringeres Streitrisiko
• ✅ Prüfungsfähige Dokumentation
• ✅ Planbare Abrechnungszyklen

❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann wird ein Angebot zu einem Done Offer?

Ein Angebot wird zu einem Done Offer, nachdem der Transport abgeschlossen ist und beide Parteien die Lieferung im Chat bestätigen.

Wo kann ich meine Done Offers sehen?

Alle abgeschlossenen Aufträge finden Sie unter Mein Profil → Done Offers.

Kann ich ein Done Offer nach der Bestätigung bearbeiten?

Nein. Done Offers werden nach der Bestätigung gesperrt, um eine transparente und zuverlässige Abrechnung sicherzustellen.

Wie oft werden Rechnungen erstellt?

Rechnungen werden zweimal pro Monat erstellt: vom 1. bis zum 14. und vom 15. bis zum Monatsende.

Wer erstellt die Rechnungen?

Rechnungen werden von ExusTrans-Administratoren anhand verifizierter Done-Offer-Daten erstellt.

Werden alle abgeschlossenen Angebote in der nächsten Rechnung berücksichtigt?

Ja. Alle validierten Done Offers innerhalb des Abrechnungszeitraums werden in der nächsten Rechnung berücksichtigt.

Wie wird die 20%-Provision angewendet?

Die Provision wird automatisch auf den Nettopreis des Frachtführers berechnet und in der finalen Rechnung berücksichtigt.

Wann wird die USt. berechnet?

Die USt. wird während der Rechnungserstellung automatisch anhand des Unternehmensstandorts und der USt.-Registrierungsdaten berechnet.

Wann wird die PDF-Rechnung erstellt?

PDF-Rechnungen werden unmittelbar erstellt, nachdem der Abrechnungszyklus abgeschlossen und freigegeben wurde.

Wo kann ich meine Rechnungen herunterladen?

Alle Rechnungen sind unter Mein Profil → Rechnungen verfügbar und können jederzeit heruntergeladen werden.

Was passiert, wenn mein Done Offer falsche Informationen enthält?

Kontaktieren Sie umgehend den ExusTrans-Support. Korrekturen sind nur vor der Rechnungserstellung möglich.

Warum fehlt mein Done Offer auf der Rechnung?

Ein Done Offer kann ausgeschlossen werden, wenn es unvollständig ist, geprüft wird oder erforderliche Daten fehlen.

Kann ich Rechnungen häufiger erhalten?

Nein. Rechnungen werden gemäß festen Abrechnungszyklen ausgestellt, um eine konsistente Buchhaltung sicherzustellen.

Wie lange werden Rechnungen auf ExusTrans gespeichert?

Rechnungen werden sicher in Ihrem Konto gespeichert und bleiben entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verfügbar.

Muss ich meine eigenen Rechnungskopien aufbewahren?

Ja. Nutzer sind dafür verantwortlich, Rechnungen für die eigene Buchhaltung und steuerliche Dokumentation herunterzuladen und zu archivieren.

Fazit

Von der Bestätigung im Chat bis zur finalen PDF-Ausgabe steuert ExusTrans den gesamten Rechnungsworkflow strukturiert und transparent. Durch Done Offers als zentrale Datenbasis, die automatische Anwendung von Provisions- und USt.-Regeln sowie die Erstellung konformer Dokumente gewährleistet die Plattform eine zuverlässige Abrechnung für alle Nutzer.